Რა მდივნის მოვალეობები

იმისათვის, რომ განისაზღვროს მდივნის მოვალეობები, თქვენ უნდა იცოდეს, რომ ვინმე საუბრობს. ყოველივე ამის შემდეგ, ამ თანამდებობაზე ჩანს რამდენიმე გზა. ცნობილი, მაგალითად, ადმინისტრაციული ასისტენტი, როგორც ოფისის თანამშრომელი, გენერალური მდივანი, როგორც უფროსი (ხელმძღვანელი) გარკვეული ორგანიზაცია, სახელმწიფო მდივნის როგორც საჯარო მოსამსახურემ, მდივნის დიპლომატიური პირი მდივანი, უფროსი თანამშრომელი, და სხვა ვარიანტი. ყველაზე ხშირად მოხსენიების ჩანაწერი, მხედველობაში მაქვს თანამშრომელი, რომელიც ასრულებს დავალებებს (დავალებები), როგორც კომპანიის დირექტორი და ინდივიდუალური ხელმძღვანელები ბიზნეს ერთეულების. გამოდის, რომ მდივნის მოვალეობები ამ შემთხვევაში შემცირდა შესრულების ერთ ბრძანებებს ორგანიზაციული და ტექნიკური საკითხები.

რა უნდა იცოდეს და უნდა გავაკეთოთ მდივანი

Daily მდივანი შეასრულებს შემდეგ ფუნქციებს:

1. მიიღოს ინფორმაცია მისი ქვეშევრდომები გადასცემს თავის არეში.
2. ორგანიზება ტელეფონით მენეჯერი. მისი არყოფნის შემთხვევაში, მიიღოს ინფორმაცია და შემდეგ მოუტანს მას ყურადღებას დირექტორი.
3. მიიღოს და შეინახოს ჩანაწერები სატელეფონო შეტყობინებები.
4. პირობების შექმნა ნორმალური ფუნქციონირების ხელმძღვანელი: მონიტორინგი მოთხოვნა საკანცელარიო და საოფისე ნივთები.
5. დაეხმაროს ორგანიზაცია წარმოების კონფერენციები და შეხვედრები. მოუტანს მონაწილეებს თარიღი, ადგილი და დრო ღონისძიება. შევიკრიბოთ საჭირო მასალა, რათა უზრუნველყოს დასწრების წარმომადგენლები და შენარჩუნება-ე შეხვედრა.
6. შეინახეთ ჩანაწერი საწარმო. ამ მიზნით, მდივანს უნდა განახორციელოს მიღება, ორგანიზება შემომავალი ფოსტა და გააგზავნეთ მართვა. მაშინ, საფუძველზე სავიზო გაგზავნას დოკუმენტების შემსრულებლები წლამდე ფერწერა. მოვალეობას მდივნის ასევე მოიცავს კონტროლის პროგრესი, დრო და შედეგების მათი აღსრულება.
7. ასრულებს მუშაობას ბეჭდვა და რეპროდუქცია დოკუმენტები.
8. ორგანიზება მიღება სია კომპანიის ხელმძღვანელი და უნარი შექმნას პირობები ადრეულ გადაწყვეტის საკითხები.

იმისათვის, რომ შეხვდეს ამ ერთი შეხედვით მარტივი მდივნის მოვალეობები, მუშა უნდა იცოდეს:

• მთელი სტრუქტურა კომპანიის მენეჯმენტი და მისი სტრუქტურული ქვედანაყოფების;
• წესების, საკადრო და სტრუქტურა კომპანია, მისი ნახვა, განვითარების პერსპექტივები და სპეციალობით;
• წესების სათანადო ქცევის საქმის წარმოება;
• გამოყენების წესებს საოფისე მოწყობილობები და საკომუნიკაციო საშუალებებით;
• წესები BTP, FROM, სახანძრო უსაფრთხოების და საწარმოო ჰიგიენის
• წესები მუშაობის ორგანიზაციის სამუშაო ადგილი;
• მარეგულირებელი და სამართლებრივი აქტები, ბრძანებები, დებულებები, ინსტრუქციები, დაგეგმვის, აღრიცხვისა და ხარისხის კონტროლის სამუშაოს.

სპეციფიკა Clerk

თუ ჩვენ ვსაუბრობთ კონკრეტულ, ვიწრო სპეციალიზაციის, სიტუაცია არის განსხვავებული. ავიღოთ, მაგალითად, მოვალეობას მდივნის Clerk. ძალიან ტიტული პოსტი მკაფიოდ განსაზღვრული ასპექტი მუშაობა. როგორც წესი, თითოეულ საწარმოს უკვე აქვს სამუშაოს აღწერა, რომელიც ასახავს საქმიანობის სპეციალისტი ოფისში მუშაობა. თუ ასეთი ინსტრუქციის არ არის, უმჯობესია შექმნათ იგი. ამისათვის, თქვენ უნდა გამოიყენოთ საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელო, რომელშიც ნიმუშები სავარაუდო. ამის შემდეგ, სტანდარტული ვერსია არის საჭირო ცვლილებები დაკავშირებით კონკრეტული ორგანიზაციის სპეციფიკური და შიდა ფუნქციები. ზოგადად, მდივანი მისაღებში მოვალეობები მკაფიოდ უნდა იყოს traced სამი ძირითადი მიმართულებით:

1. საქმე კორესპონდენციას. მიღება, დამუშავება, რომ თანამედროვე მეთოდებით და დროული განლაგდნენ.
2. სათანადო მართვა შიდა დოკუმენტაცია.
3. რეგისტრაცია, მკაცრი აღრიცხვის და გადაცემის დოკუმენტები არქივში შენახვის.

თვისებები რეფერენტი

ზოგიერთ საწარმოების გააცნო თანამშრომლებს ამ ოფისში, რომელიც მოიცავს ფართო სპექტრს პასუხისმგებლობა: საწყისი "დახმარების", რათა "დირექტორის თანაშემწე." ასეთი სპეციალისტი უნდა ფლობდეს ყოვლისმომცველი ცოდნა და კარგი ბრძანება სიტუაცია. მოვალეობები sekretaryareferenta ოდნავ გაფართოვდა გამო გაიზარდა ძალა. ზოგადად, ეს არის - ნორმალური სამუშაო მდივანი, მაგრამ სიტყვა "ასისტენტი" მიღების ზოგიერთი დამატებები სტანდარტული ჩამონათვალი. კერძოდ, ადმინისტრაციული ასისტენტი შეუძლია დამოუკიდებლად ჩაატაროს მიღება სია გარკვეულ საკითხებზე. გააჩნია გარკვეული ინფორმაცია, რომ მას შეუძლია საკუთარი გადაწყვეტილების. გარდა ამისა, თანაშემწე მენეჯერი ახორციელებს მნიშვნელოვანი დავალებები იმ ორგანიზაციის საქმიანობის (საწარმოს). ზოგჯერ ადმინისტრაციული ასისტენტი ბრალად ედება პასუხისმგებლობის HR ადმინისტრაცია. ეს კეთდება მხოლოდ მაშინ, როდესაც საერთო რაოდენობის სამუშაო გაძლევთ საშუალებას შეასრულოს დამატებითი მოვალეობებს.